你的文獻與研究資料，怎麼被保護
這一頁寫給要替團隊把關的人——系所 IT、採購承辦，以及在意資料去向的指導教授。我們把做到的、還沒做到的都寫在這裡；法律效力以隱私權政策全文為準。
先看重點
- 不會拿你的資料訓練 AI——我們不用你的文獻、筆記或對話訓練任何 AI 模型，也不用來改進檢索演算法。
- 個人空間只有本人看得到——組織管理者看不到，其他成員看不到；我們的系統管理員權限也碰不到個人空間。
- 組織之間各自獨立——不同組織與個人的資料在資料結構上各自獨立，跨組織之間無法互相檢索。
- 資料儲存於日本東京——傳輸與儲存都經過加密。
- 我們不持有你的密碼——以 Google 帳號登入，沒有我們這一端的密碼外洩風險。
誰看得到什麼
| 個人空間（你的文獻、筆記、AI 對話） | 團隊空間（共用文獻、註解、討論、團隊空間） | 使用量統計 | |
|---|---|---|---|
| 你本人 | 全部 | 可存取 | 可查看自己的 |
| 同組織的其他成員 | 看不到 | 可存取 | 看不到 |
| 組織管理者 | 看不到 | 全部 | 可查看每位成員的使用量，不含對話內容與查詢文字 |
| Pensieve AI 的人員 | 原則上不存取；你主動請求技術支援時，在必要範圍內查看 | 原則上不存取；見下方「組織模擬」說明 | 維運所需 |
若你選用初始建庫服務，我們的人員會依你提供的文獻清單代為上傳與建立索引，接觸範圍以完成建庫所必要者為限，完成後即停止存取。
系統管理員的「組織模擬」——我們主動說明
為了協助設定、排除障礙與處理資安事件，我們的系統管理員可以啟用「組織模擬」，以某個組織的身分檢視該組織的團隊空間。這項功能的界線是：
- 啟用後的授權在 1 小時後自動失效
- 檢視範圍限於該組織的團隊空間
- 無論是否處於模擬狀態，都無法進入任何成員的個人空間
- 內部規範：僅在你或你的組織管理者請求協助，或處理資安事件、法律要求時使用
我們選擇把這項功能寫出來，而不是用「必要時的系統維護」一語帶過。
資料放在哪裡
儲存：帳戶資料、文獻檔案與索引資料，存放於日本東京的資料中心。
AI 處理：文件解析與 AI 生成由雲端服務商執行，處理位置不限於單一國家。若你所屬機構對處理地點有明確要求（例如必須限於特定國家境內），請在導入前告訴我們。
我們委託的服務商與各自接觸的資料，列於隱私權政策第 7 節。
不用於訓練
我們不用你的文獻、筆記或對話訓練任何 AI 模型，也不用來改進檢索演算法。我們使用的 AI 服務，依其企業服務條款，不會將透過服務傳送的內容用於訓練其模型。
我們實際採取的措施
- 傳輸加密——所有連線都經過加密。
- 儲存加密——檔案與資料庫採用雲端服務商提供的靜態加密。
- 不持有密碼——以 Google 帳號登入。
- 最小權限——內部人員依職務需要授予權限。
- 資料隔離——不同組織與個人的資料在資料結構上各自獨立。
- 自動備份——資料庫自動備份，保留 7 日。
我們還沒做到的
沒有任何網路服務是零風險的。我們持續改善，也選擇在這一頁把還沒做到的寫出來：
- 我們目前尚未委託第三方進行資安稽核或滲透測試。若你所屬機構的採購程序需要此類報告，請在導入前告訴我們，我們會評估安排。
採購或審查需要更多資料？
導覽時可以提供更完整的說明；機構採購所需的文件，也可以另外洽談。