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Pensieve AI 隱私權政策

版本 3.1｜生效日期：2026 年 9 月 1 日

摘要：三十秒看懂

以上是摘要，不取代下方完整條文。

1. 我們是誰，這份政策管什麼

星創數位科技股份有限公司（以下稱「我們」）提供 Pensieve AI 文獻知識管理與 AI 檢索服務（以下稱「本服務」）。

本政策適用於 Pensieve AI 官方網站（pensieve.staruptech.com）、網頁應用程式，以及因使用本服務而與我們往來的通訊。

本政策不適用於你透過本服務連結前往的第三方網站，那些網站有各自的隱私政策。

用語說明

2. 法定告知事項

依《個人資料保護法》第 8 條，於蒐集你的個人資料前，向你告知下列事項：

3. 我們蒐集哪些資料

3.1 你主動提供的

3.2 系統自動產生的

3.3 自第三方取得的

4. 我們如何使用這些資料

行銷訊息：我們目前不寄送行銷性質的電子報。若未來開始寄送，會另行徵求你的同意，且每一封都會提供取消訂閱的連結。

5. 我們不會做的事

這一節是承諾，不是說明。

• 不會用你的文獻、筆記或對話訓練任何 AI 模型。
• 不會用你的內容改進檢索演算法。 我們不會以你的文獻片段調校排序或檢索邏輯。
• 不會販售、出租或交換你的個人資料或研究內容。
• 不會投放廣告，也不會將你的資料提供給廣告商。
• 不會將你的資料用於本服務以外的商業目的。

我們用於改進服務的，只有不含內容的彙總統計——例如「本月平均每次查詢耗時幾秒」「哪一種操作的失敗率偏高」。這類統計不包含、也無法還原任何文獻內容、對話內容或個人身分。

關於 AI 服務商：本服務的文件解析、AI 生成與語音轉文字，透過 Google Cloud Vertex AI 的企業版 API 進行。依 Google Cloud 對企業客戶之服務條款，透過該 API 傳送的內容不會用於訓練 Google 的模型。

6. 誰看得到什麼

這是本服務最核心的設計，我們把界線寫清楚。

6.1 你的個人空間

存放在個人空間的文獻、知識條目、筆記與 AI 對話，僅你本人可見。這不是靠權限設定過濾——個人範圍的資料在資料結構上就不隸屬於任何組織，組織範圍的查詢在結構上碰不到它。組織管理者看不到，其他成員也看不到。

6.2 團隊空間

存放在團隊空間的文獻、知識條目、註解與討論串，同組織成員均可存取。上傳或張貼到團隊空間，等同於分享給組織全體成員。

6.3 組織管理者可以看到

• 團隊空間的全部內容
• 成員名單、角色與邀請狀態
• 成員的使用量統計（例如某位成員本日與本月使用了多少額度）——不包含對話內容、查詢文字或個人空間的任何資料

我們提供用量統計，是為了讓管理者知道預算花在哪、團隊用得夠不夠深，據以調整資源。如果你是團隊成員，你的組織管理者能看見你的使用量——這一點請在加入組織時知悉。

6.4 我們的人員可以看到

原則上，我們的人員不會存取你的文獻內容或對話內容。實務上有三種例外，我們一併說明。

（a）你主動請求技術支援時

為了重現你回報的問題，我們可能需要查看相關的文獻或對話。我們會在必要範圍內存取，並在問題解決後停止。

（b）系統管理員權限與組織模擬功能

為了維運本服務，我們的系統管理員帳號具備跨組織的管理權限。此外，系統管理員可啟用「組織模擬」，以某個組織的身分檢視該組織的團隊空間，用於協助設定、排除障礙與處理資安事件。

關於這項功能，以下是準確的說明：

• 啟用後的授權在 1 小時後自動失效，逾時須重新啟用
• 模擬期間所檢視的範圍，限於該組織的團隊空間
• 不論是否處於模擬狀態，系統管理員都無法存取任何成員的個人空間——如 6.1 所述，這是資料結構上的隔離，不是權限設定
• 我們的內部規範是：僅在你或你的組織管理者請求協助，或處理資安事件、法律要求時使用此功能

我們選擇主動揭露這項功能，而不是用「必要時的系統維護」一語帶過。若你的機構在採購審查時需要更完整的說明，我們可以提供。

（c）專人代建初始文獻庫

若你選用初始建庫服務，我們的人員會依你提供的文獻清單或 Zotero 授權，代為上傳與建立索引。此時我們會接觸到你提供的文獻，範圍以完成建庫所必要者為限，完成後即停止存取。

6.5 依法令的揭露

若依法令、法院裁定或主管機關的正式要求而必須提供資料，我們會提供。除法令禁止通知外，我們會在提供前或提供後儘速通知你。

7. 第三方服務提供者

為提供本服務，我們委託下列服務商處理部分資料。這些服務商僅得依我們的指示處理，不得為自身目的使用。

這份清單是現況，不是預留。若我們新增任何會接觸到你的內容的服務商，會依第 14 節於生效前通知，並更新本清單。

8. 資料存放與跨境傳輸

儲存：你的帳戶資料、文獻檔案與索引資料，儲存於 Amazon Web Services 位於日本東京的資料中心。

AI 處理：文件解析、AI 生成與語音轉文字，透過 Google Cloud Vertex AI 的全球服務端點進行。該端點會依當下的運算資源狀況，將請求路由至 Google Cloud 位於世界各地的資料中心處理，我們無法指定特定國家或地區。

我們認為這一點應該講清楚，而不是含混寫成「可能傳輸至境外」：若你或你所屬機構對 AI 處理的地理位置有明確要求（例如必須限於特定國家境內），請在導入前告知我們，我們會評估是否能以區域限定的處理方式滿足。

保護措施

• 所有傳輸均採用加密連線（HTTPS/TLS）
• 儲存的檔案與資料庫採用雲端服務商提供的靜態加密
• 與服務商間依其企業版服務條款與資料處理條款進行

9. 保存與刪除

9.1 保存期間

方案到期不等於刪除。 若你的方案到期或未續購，我們不會刪除你的資料——你仍可閱讀既有文獻、解析與註解，僅 AI 功能暫停，直到你恢復訂閱。

9.2 你刪除內容時

你可以隨時刪除個別文獻、知識條目或筆記。刪除時，我們會同步移除該內容的索引資料、書目資料與雲端儲存中的原始檔案。存在於資料庫自動備份中的副本，會在 7 日的備份輪替週期內一併消滅。

9.3 帳號終止時

目前帳號刪除採申請制：請來信 jeff.chang@staruptech.com 提出，我們會在確認你的身分後，於 30 個工作日內完成刪除並回覆你。

刪除的範圍與例外：

• 個人空間的內容：連同帳戶資料一併刪除
• 團隊空間的內容：屬於該組織，不因個別成員離開而刪除。這一點請在上傳到團隊空間前知悉
• 交易與發票紀錄：依法令保存年限保留，無法應請求刪除
• 備份副本：於 7 日的備份輪替週期內消滅

10. 資料安全

我們實際採取的措施：

• 傳輸加密：所有連線使用 HTTPS/TLS
• 儲存加密：檔案與資料庫採用雲端服務商提供的靜態加密
• 不儲存密碼：本服務以 Google 帳號登入，我們不持有你的密碼，因此不存在我們這邊的密碼外洩風險
• 權限控管：內部人員依職務需要授予最小權限
• 資料隔離：不同組織與個人的資料在資料結構上各自獨立，不是同一份資料靠權限設定過濾，跨組織之間無法互相檢索
• 資料庫自動備份：由雲端服務商提供，保留 7 日

我們也要誠實說幾件事：

• 沒有任何網路服務能保證絕對安全。我們持續改善，但無法承諾零風險。
• 我們目前未委託第三方進行資安稽核或滲透測試。若你所屬機構的採購程序需要此類報告，請在導入前告知我們，我們會評估安排。

資安事件通知：若發生足以影響你權益的個人資料外洩事件，我們會在查明後儘速通知你與主管機關，說明事件範圍、可能影響與我們採取的措施。

11. Cookie 與類似技術

我們不使用廣告追蹤 Cookie。

12. 你的權利與行使方式

依《個人資料保護法》第 3 條，你就自己的個人資料享有下列權利：

行使方式：來信 jeff.chang@staruptech.com，說明你的請求內容。為保護你的資料，我們會先確認你的身分（通常是請你從註冊時的電子郵件地址來信）。我們會在收到請求後 15 個工作日內回覆；情況複雜者得延長，並會先告知你原因。涉及帳號整體刪除者，依第 9.3 節處理。

兩點限制要先說明：

1. 儲存在團隊空間的內容屬於該組織，個別成員的刪除請求須經組織管理者確認。
2. 若法令要求我們保存特定資料（例如交易憑證），該部分無法應請求刪除。

若你認為我們的處理方式有違法之虞，你可以向主管機關提出申訴。

13. 未成年人

本服務面向大學與研究機構的研究人員設計，使用者應年滿 18 歲。我們不會刻意蒐集未滿 18 歲者的個人資料；若發現有未成年人未經法定代理人同意而註冊，我們會終止該帳號並刪除相關資料。

14. 政策變更

• 一般性修改：於本頁公告，並更新版本與日期
• 重大修改（例如新增資料用途、新增會接觸到你內容的服務商）：於生效至少 30 日前，以電子郵件與站內通知告知你
• 修改生效後你繼續使用本服務，視為接受修改後的政策；若你不同意，可於生效前終止帳號

歷次版本我們會保留，如需查閱請來信索取。

15. 聯絡我們